你不能不知道的免費實用專案管理工具-Slack/Trello/Todoist

對於許多PM來說，身上有許多專案是不可避免的，要如何控管好每個專案的時程是一個值得學習的課題。當個人或團隊使用能明確控制專案時程的工具時，便能大大的提升團隊的效率，並且減少許多重工的浪費。今天文章將和大家介紹三個專案時程的管理工具，不僅能讓大家在專案的時程管理上更為輕鬆外，也能將事情管理的非常有條理。

使用專案管理工具的好處及優點

PM使用專案管理工具的情境非常多，平常人的話會在什麼時候使用到專案管理的工具呢？其實，專案管理工具對所有人來說都非常重要，當我們在處理生活中的大小事情時都可以使用專案管理工具進行規劃，例如：宿營規劃或是婚禮活動安排。專案管理的工具可幫助我們考慮的所有面向，提供我們需要的功能，規劃所有可用資源，並且將所有利益相關者考慮進來。

另外，專案管理工具最重要的除了能掌握各個專案的進度和時程外，還有一點是每個任務和資訊的關聯會更強烈，人與人的溝通也更有效率。有別於四面八方而來的檔案，專案管理工具有固定的專案管理空間可以分享資訊和檔案，讓團隊成員們能在平台上進行更方便的溝通和分享，此時便能透過專案管理工具獲得更好的共同協作。

常用專案管理軟體小撇步分享

在了解專案管理對我們的生活帶來多少好處和優點後，接著跟大家介紹三個最常用的專案管理軟體，包含Slack、Trello 和 ToDoist，不僅會跟大家介紹這三個專案管理軟體該如何使用外，也與大家介紹有哪些不得不知的進階功能！

Slack 介紹、使用教學及進階功能

Slack 是一個商務專用的內部溝通工具，當初開發設計的目的便是取代電子郵件作為公司內部的主要溝通工具。然而，同樣是大家所熟悉的通訊軟體，為什麼大多數的公司會選擇使用Slack，卻不是LINE呢？

LINE若作為公司的內部溝通工具會有幾個痛點：

1. LINE群組通常會因為訊息太多而一直出現洗屏，導致於大家會無法及時得知重要的消息
2. 當要針對某個專案進行子項目的討論，LINE群組得另外開一個群組進行討論，如此以來若是專案有多個子項目的討論將會建立過多的群組。
3. LINE通常為私人生活常用，和公司的群組混在一起經常會造成大家的困擾。

Slack做為商務專用的溝通工具便能解決以上LINE無法解決的痛點：

1. Slack能透過工作區和渠道能讓你與同團隊或相關的專案人員進行討論，並在該渠道中共享必要的文件。
2. Slack的Channel中可以進行訊息的分流，每一則訊息都能使用回覆的機制，讓此話題在不影響主支線對話的同時，於這個支線內進行討論，使整個版面更加有條理。
3. Slack通常是商務專用的工具，因此可以明確地進行公私分明。

另外，Slack也有一個很實用的進階功能是可以和第三方軟體共同協作，包含Gmail、Outlook、Google Calendar或是Trello都可以加入至Slack使用！只要從點入「瀏覽Slack->應用程式」，選擇要安裝的應用程式即可使用。

而Slack除了免費版外，也有付費版的方案可以供團隊選擇。 免費版和付費版最大的差異為，免費版僅有一萬則訊息，因此如果訊息過多時會找不到團隊過去的對話紀錄。另外，付費版可以將工作流程自動化，也對於安全性和資料保護有更好的加強。

Slack官方網站: Slack

Trello 介紹、使用教學及進階功能

Trello是一個在追蹤專案進度上很實用的工具，是主打看板的型式，有著看板、列表、卡片等模式，如同便利貼的方式，只要簡單以拖曳的方式將專案移到目前的狀態，便能一目了然所有的進度（例如：尚未開始、進行中和已經完成），為很直觀的一個專案管理工具。

Trello不管是大的專案如演唱會規劃一直到小型專案如迎新活動規劃皆適用，像是如果要進行一場迎新活動的規劃，可以按照以下階段進行規劃：企劃、流程、財務、人力分配等等，並將每一個階段設定成各自的清單，即可完成一個很直觀的流程。

若是不知從何開始建立看板，Trello很貼心有提供官方的模板以及網友們分享的模板，大家可以直接將官方模板套用就能開始進行專案的排程了。除此之外，Trello也可以和第三方軟體共同協作，例如Google Drive、Slack、Jira或是Adobe XD等等軟體，都可以加入至Trello使用，十分方便。

其中Trello也有一個進階功能可以減少大家建立看板的時間，就叫做Butler。Bulter會自動幫我們偵測於看板上重複的動作，並且會建議我們將這些動作自動化，建立規則以便後續的相關作業進行。舉例來說，Bulter可以讓卡片自動加入下週二的開會時間，加上開會的討論標籤，再加上會議記錄的提醒，最後將卡片自動移到列表最上方。

Trello官方網站: Trello

ToDoist 介紹、使用教學及進階功能

ToDoist 是一個簡潔方便的待辦事項工具，有任務分層系統，能將大小專案和各自任務做好各種分層管理，也有過濾系統能讓我們專注在特定的任務上。ToDoist有個非常好用的進階功能，那就是收集外掛，他可以協助我們將郵件和網頁快速的收集到待辦任務清單，以便我們進行後續的工作。

ToDoist較適合習慣有在使用行事曆規劃的人，因為ToDoist可以結合Outlook或是Google Calendar進行行事曆的綜合查看，讓待辦事項可以完美和行事曆做結合，也讓大家更能全面掌握自己的時間和行程。

其中ToDoist還有一個特別的激勵機制功能叫做Karma Review，只要完成自己的待辦事項或是任務即可獲得Karma點數，獲得越多的Karma點數即可解鎖使用高級功能，例如：標籤規劃任務或是自然語言解析等等。

ToDoist官方網站: ToDoist

結語

每個工具都有它使用的不同情境，若需要有良好的團隊協作則適合使用Slack，若需要打破時間軸進行任務的拆解則適合使用Trello，若需要有待辦事項和行事曆輔助著進行作業則適合使用ToDoist。大家可以根據自己的需求挑選出最適合自己的專案管理軟體！