時間管理四象限；新手主管必修的急迫/重要法則

從基層升上管理層之後，許多人面對手上做不完的工作，還要分擔時間照顧部屬，忙得焦頭爛額。但偏偏公司的培訓制度通常不會教導你該如何做好時間管理，因為這是每個員工自己的功課。

有些人從學生時代就能善用時間管理，打造規律的生活與調整事情的重要性。有些人步入中年還沒辦法好好掌握自己的時間，只能任由工作打亂生活的步調。在這篇文章，我們要介紹最基本的時間管理四個象限，讓你可以踏入時間管理的第一步。

時間管理與新手主管的必修學分

時間管理四象限法則是由美國著名管理學家Stephen Richards Covey所提出，時間管理的重要性不言而喻，對於新手主管一定特別有感覺，巴不得自己一天能有 48 小時可以使用。畢竟作為中階管理人員，要應付上司的壓力，也要能夠掌握部屬的工作狀態與進度，時間管理絕對是新手主管必修的第一堂課。

在開始四個象限的介紹之前，你可以先思考自己的工作有那些日常事項需要進行，並且試著刪除不必要的工作以及能夠交辦給部屬的工作。美國總統羅斯福曾說：「要爭取更多的時間，首先要消除浪費時間。」如果不精簡手上的工作，那麼再厲害的時間管理方法都無法幫助你。

緊急且重要的事搭配 82 法則

最優先應該處理的事情是處於第一象限，同時具有急迫性並且重要必須要做的事情，往往伴隨著巨大的利益或人際關係，作為新手主管的你更應該善用 82 法則，將大部分的人力與資源投入處理這部分的工作事項。謹慎分配手中的資源，展現出你的決心與盡力去完成的魄力。

要注意的是，即使會因為緊急又重要的事情導致其他不緊急，或者不重要的事情因此無法完成，也必須要取捨，以緊急且重要的事情為第一優先。時間管理告訴我們，如果完成的事情沒有意義，那麼即使花費大量時間也只是在裝忙。

專心處理緊急且重要的事情，可以搭配番茄鐘工作法(Pomodoro Technique)提升工作效率，或者其他能夠提升專注力的工作法則來高效率完成第一象限的事情。事實證明，將最重要且緊急的事情工作時間縮短，是減少總工作時間的最好方法。

重要但不緊急的事情應該細心去做

有些事情雖然當下並不具有急迫性，但在未來的某個時段依然存在時限。在第二象限的事情沒有優先順序，而是應該用聰明的方式完成，謹慎規劃每天完成的進度是一種值得推薦的辦事方法。

要留心的是，由於人類的惰性，往往越重要的事情越容易被拖延，拖延的人往往是焦慮的，對要做的事有不確定感和難以控制感，因而才會拖延。與拖延截然相反的是自控 ── 即自我控制的能力。

要學習如何強化第二象限的辦事能力，可以參考這本書： 為什麼越重要的事越不想做？51 種克服拖延與分心，打造超級自控力的訓練計畫

新手主管要學習將重要但不緊急的事情分配在不同的時間逐步完成，但必須時刻管理事情完成的進度與內容，這也是作為管理學非常重要的一門課。可以善用各種專案管理工具，像是 Trello 或 Gantter 都是非常熱門的軟體，可以隨時關注執行的進度，讓自己不要疏忽工作的細節。

不重要但是急迫常常讓我們自亂陣腳

有些事情雖然急迫，但可能沒有那麼重要，對於這樣的雜事常常讓新手主管不知所措，例如總經理臨時交代下班前要提供某個報表，或者來自要好同事拜託的日常瑣事，都可能打亂原本手上工作或者規劃，讓你突然不知道該如何處理。

不重要但急迫的事情到底該不該列為優先工作事項呢？這是四象限管理法最經常被詢問的問題。建議在遇到這類工作瑣事的時候，先認真思考如果不處理這件事的後果是否非常嚴重，還是可以透過其他方式來彌補，非必要在如此急迫的時間內完成，甚至會因此打亂原本的時間規劃，可能要付出額外成本。

如果謹慎評估之後，判斷還是必須要完成，那麼對於這類事情應該要發揮作為管理層的價值，將合適的工作分配下去或是請求別人協助處理，不要把所有的工作都自己扛，畢竟如何妥善地分配工作也是作為主管的核心價值之一。如果遇到無法交由他人協助的事情，自己也沒辦法及時處理，勇敢地拒絕這項工作或許也是一種方法。

不重要也不急迫的事情真的可以忽略嗎?

在許多時間管理的書籍中，不重要也不急迫的事情往往不值得花時間進行，但其實這些事情也應該花時間好好地檢視與反省。既然這些事項會出現在你的待辦事項中，那麼一定有它的意義與價值，勇敢去評估背後的原因，才可以成為盡善盡美的時間管理者。

魔鬼往往藏在細節裡，看似不重要也不緊急，但往往要將自己的工作能力昇華到更高階的管理階層，就是差在這最後一分的完美與否。美國惠普公司的創始人 David Packard 說：「小事成就大事，細節成就完美。」作為新手主管，也可以試著將這些事情安排給其他部屬處理，在工作負擔允許的範圍之內，也有可能由部屬將你認為不重要的雜事發揮出意料之外的價值。

時間管理四象限法的缺點?

四象限法僅僅是時間管理的基礎入門，有些工作可能會隨著時間或者環境狀況的不同而不斷變化，今天是非常緊急且重要的事，但是今天過後就變成不重要也不緊急，或者會隨著董事們的會議結果而改變，但在這之前無法忽略等情況。

作為風靡數十年的重要時間管理方法，先試著將手邊的工作歸類看看，如果遇到時間管理四象限法則也無法解決的問題，可以嘗試把它拆解成幾項不同的工作事項，也可以打造屬於你手邊特別工作的「第五象限」，將少量工作作為特殊例子看待，打造屬於你自己的時間管理法則！

最後，推薦給大家一本書， 時間經濟學：最佳工作時序白金四原則， 讓時間價值極大化的「鬼速工作術」，這本是介紹許多更進階的時間管理四象限法則，即使我們學會了基本的運用，上班時總是優先處理重要且緊急的工作。但工作卻依舊做不完，每天總是最後一個離開辦公室？書中介紹了進階使用的 4 個關鍵、6 種訣竅、10 大準則，幫助我們減少 60%工時，並且做到 120%效果。讓我們一起妥善運用時間管理，創造更好的工作成果與人生觀！